ก่อนที่ท่านจะสามารถพัฒนาทักษะการบริหารเวลาได้ ท่านจำเป็นต้องตระหนักถึงหลาย ๆ อย่างเกี่ยวกับตัวท่านเองเสียก่อน ขั้นตอนแรกคือ ท่านต้องสามารถระบุค่านิยมและเป้าหมายอย่างตั้งใจ ทั้งในเรื่องส่วนตัวและในการทำงาน สิ่งที่ท่านกำลังจะทำ และเป้าหมายที่ท่านอยากจะเป็น ขั้นตอนที่สองคือ ท่านต้องพึงตระหนักถึงนิสัย พฤติกรรม บุคลิกภาพ ความรับผิดชอบส่วนบุคคลและในการทำงาน ค่านิยม และรูปแบบการสื่อสารของตัวเอง การตระหนักในสิ่งเหล่านี้จะช่วยให้ท่านรู้ถึงเหตุผลว่าท่านทำอะไรลงไปเมื่อใด และมีปัจจัยใดบ้างที่มีอิทธิพลต่อพฤติกรรมของท่าน ภูมิปัญญาทั่วไปชี้ให้เห็นว่าการบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพเกิดจากการควบคุมสองรูปแบบ ได้แก่ การควบคุมตนเอง และ การควบคุมงาน การควบคุมตนเองเกิดขึ้นจากความรู้ในตัวของท่านเอง ไม่ว่าจะเป็น จุดแข็ง จุดอ่อน ประเภทของบุคลิกภาพ และการที่ท่านมองเห็นภาพรวมหรือรายละเอียดปลีกย่อย เป็นต้น การควบคุมงานอาศัยความรู้เกี่ยวกับงาน ซึ่งได้แก่ โรงเรียน และบทบาทของท่านภายในโรงเรียน ท่านต้องตระหนักถึงเป้าหมายหลักของโรงเรียน เนื่องจากค่านิยมของท่านในฐานะผู้นำ จะถูกวัดจากสิ่งนี้ นอกจากนั้น ความรู้เกี่ยวกับเป้าหมายหลักจะช่วยให้ท่านสามารถกำหนดและชี้แจงบทบาทและขอบเขตของความรับผิดชอบได้ดียิ่งขึ้น

ในการเรียนรู้ด้วยตัวท่านเองจากบทเรียนเหล่านี้ ท่านจะมีโอกาสลองตั้งเป้าหมายและอภิปรายถึงสิ่งที่สำคัญกับท่านในแง่ของการเรียนรู้อยู่อย่างสม่ำเสมอ 

ขั้นตอนของการตระหนักรู้นั้นเกี่ยวเนื่องกับการลงรายละเอียดในสิ่งที่ท่านเชื่อและสิ่งที่ท่านต้องการบรรลุ ท่านจะสามารถระบุสิ่งที่ท่านต้องการบรรลุผ่านการตั้งเป้าหมายได้ กล่าวอีกนัยหนึ่งคือ การตั้งเป้าหมายจะช่วยให้ท่านสามารถกำหนดสิ่งที่สำคัญต่อท่าน การระบุเป้าหมายอย่างแม่นยำไม่ใช่เรื่องง่าย และโดยปกติแล้ว ท่านจะมีภาพคร่าว ๆ ว่าเป้าหมายจะประกอบไปด้วยอะไรบ้าง ท่านจะต้องแน่วแน่ในการ ‘ขุด’ มันออกมาจากความคิด ประเด็นต่อไปนี้อาจช่วยให้ท่านกำหนดและตั้งเป้าหมายได้

ให้ความสำคัญ/ลำดับความสำคัญ
แยกเป้าหมายส่วนตัว เป้าหมายทางวิชาชีพ (งานหรือธุรกิจ) และเป้าหมายทางครอบครัว ออกจากกัน

ใช้ประสบการณ์ในอดีต
คิดถึงสิ่งที่ท่านเคยทำหรือสิ่งที่เคยเกิดขึ้นในอดีตที่ทำให้ท่านรู้สึก ‘ดี’ เช่น ความรู้สึกตอนที่ท่านประสบความสำเร็จบางอย่าง

มีความสมจริง
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเป้าหมายที่ท่านตั้งไว้นั้นอยู่ในความเป็นจริง

ก้าวข้ามข้อจำกัด
แม้ว่าเป้าหมายบางข้ออาจอยู่ในความเป็นจริง แต่ก็มีเป้าหมายอื่น ๆ ที่ตั้งไว้ต่ำเกินที่จะท้าทายท่าน

มีความเจาะจง
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเป้าหมายของท่านมีความเฉพาะเจาะจงและกำหนดวันเสร็จสิ้นไว้ ลองคิดดูว่าท่านจะบรรลุเป้าหมายอย่างไร และวางแผนเพื่อทำให้มันสำเร็จ

เขียนมันลง
จงเขียนเป้าหมายของท่านเป็นลายลักษณ์อักษร – เป้าหมายจะมีประโยชน์เพียงเล็กน้อยในการวางแผนหากไม่ได้เขียนไว้เป็นลายลักษณ์อักษร

ท่านอาจลองตั้งคำถามเพื่อสำรวจถึงสิ่งที่สำคัญสำหรับท่านในการทำงาน โดยมีตัวอย่างดังต่อไปนี้

• ฉันต้องรับผิดชอบผู้ใดบ้าง?
• ฉันมีความรับผิดชอบต่อพวกเขาอย่างไร?
• ฉันบริหารทรัพยากรและงบประมาณของตัวเองได้หรือไม่
• กิจกรรมด้านหลักของฉันคืออะไร?
• ฉันมีหน้าที่ทางการบริหารและกิจวัตรที่ต้องรับผิดชอบอะไรบ้าง?
• ฉันมีความรับผิดชอบในการติดต่อกับบุคคลภายนอกโรงเรียนมากน้อยเพียงใด?
• ฉันถูกคาดหวังให้สร้างนวัตกรรมหรือไม่?
• ฉันมีอำนาจหน้าที่ในการทำอะไรบ้าง?
• ครูผู้สอนมีหน้าที่รับผิดชอบอะไรบ้าง
• ผู้บริหารอาวุโสของฉันรับผิดชอบอะไรบ้าง
• พันธกิจของโรงเรียนมีอะไรบ้าง
• งานของฉันมีความคาดหวังที่ไม่ได้ระบุไว้หรือไม่

อิทธิพลต่อการใช้เวลา ‐ ปัจจัยอื่น ๆ
มีการแสดงตัวอย่างของวิธีการทำงานด้านล่าง โดยมีการประเมินผลกระทบต่อเวลาของผู้นำระดับกลาง

ตัวอย่าง

วิธีการทํางาน
การให้ครูสามารถเปิดประตูเข้ามาปรึกษาได้ตลอดเวลาไม่ว่าจะมีเรื่องอะไร

ผลกระทบต่อการใช้เวลา
ท่านจะถูกรบกวนอยู่เสมอ ทําให้ไม่สามารถ จดจ่อกับการทํางานโครงการหนึ่งได้เป็นระยะเวลานาน เสียสมาธิ

เมื่อท่านได้ชี้แจงและจดบันทึกเป้าหมายของท่านแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการลงมือวิเคราะห์ว่าท่านใช้เวลาอย่างไร ท่านจำเป็นจะต้องรู้ว่าท่านใช้เวลาอย่างไรก่อนที่ท่านจะสามารถควบคุมมันได้ แน่นอนว่าประโยคนี้ฟังดูเป็นคำกล่าวที่ง่าย แต่น่าแปลกใจที่ผู้นำหลายคนไม่สามารถให้รายละเอียดได้ว่าใช้เวลาอย่างไรภายในหนึ่งวันหรือหนึ่งสัปดาห์ เป็นสิ่งสำคัญที่ท่านจะต้องรู้ว่าตัวเองใช้เวลาอย่างไร นอกจากนั้น ความสามารถในการวิเคราะห์เวลาที่ใช้ไปยังมีความสำคัญอีกด้วย โดยท่านควรแบ่งเวลาในหนึ่งวันเป็นช่วง ๆ และพิจารณาเวลาที่ใช้ไป พร้อมถามคำถามเหล่านี้กับตัวเอง ฉันควรใช้เวลาเท่าใดในการประชุม ฉันใช้เวลาเพื่อทำงานของคนอื่นนานเพียงใด

ขั้นตอนแรกของท่านคือการค้นหาสิ่งที่ท่านกำลังทำอยู่ในปัจจุบัน ซึ่งมีหลายวิธี ดังนี้

การติดตามเเหมือนเป็นเงา
ขอให้ใครสักคนติดตามท่านไปรอบ ๆ ภายในช่วงเวลาที่กำหนด ซึ่งมักจะเป็นไปได้ยาก โดยเฉพาะช่วงเวลานาน การขอให้ใครสักคนใช้เวลาครึ่งวันกับท่านก็น่าจะทำให้เห็นอะไรหลาย ๆ อย่าง ขอให้คนนั้นช่วยสังเกตและจดบันทึกทุกสิ่งที่ท่านทำ

การจดบันทึก/การสังเกตตนเอง
สำหรับวิธีนี้ ท่านจำเป็นจะต้องติดตามตัวท่านเองเหมือนเป็นเงา ท่านต้องวิเคราะห์พฤติกรรมของท่านทุก ๆ ห้า สิบ สิบห้า หรือสามสิบนาที

เมื่อท่านได้บันทึกวิธีการใช้เวลาของท่านแล้ว ท่านต้องวิเคราะห์สิ่งที่ท่านทำลงไป ท่านอาจถามคำถามกับตัวเอง ดังคำถามแนะนำที่แสดงไว้ด้านล่างนี้ 

• กิจกรรมที่สร้างสรรค์ใดที่กินเวลาส่วนใหญ่ของฉัน
• กิจกรรมที่ไม่สร้างสรรค์ใดที่กินเวลาส่วนใหญ่ของฉัน
• มีกิจกรรมที่สร้างสรรค์ใดที่ไม่คุ้มกับเวลาที่ฉันใช้ไปบ้าง
• มีกิจกรรมใดที่คุ้มค่ามากกว่าเวลาที่ฉันลงมือทำบ้าง
• ช่วงเวลาไหนเป็นช่วงเวลาที่ฉันยุ่งที่สุดของวัน

นอกจากการถามคำถามเหล่านั้นแล้ว ท่านยังสามารถทำการวิเคราะห์อย่างเป็นระบบมากขึ้นได้อีกด้วย ยกตัวอย่างเช่น เมื่อพิจารณาตารางด้านล่างของลลิษา ที่ได้แบ่งวันของเธอออกเป็น 4 หมวดหมู่ หลังจากได้จดบันทึกในสิ่งที่ทำเป็นระยะเวลาหลายวัน เธอไล่ดูกิจกรรมแต่ละอย่างของตัวเองและได้จัดแต่ละกิจกรรมลงหมวดหมู่ที่เกี่ยวข้อง (แน่นอนว่าหากต้องการ ท่านสามารถสร้างสรรและกำหนดหมวดหมู่ที่เหมาะสมกับตัวของท่านเองโดยเฉพาะ)

ความเป็นมืออาชีพ (P)
กิจกรรมที่สำคัญภายใต้บทบาทผู้นำของท่าน อาจเกี่ยวข้องกับการสังเกตการเรียนการสอน การประชุมทีมบริหารหลักสูตร เวลาเงียบ ๆ ของท่านที่ใช้ในการวางแผนยุทธศาสตร์ในอนาคตของโรงเรียน การพูดคุยงานกับหัวหน้าฝ่ายต่าง ๆ หรือการเข้าร่วมการอบรมเชิงปฏิบัติการทางวิชาชีพ กิจกรรมในหมวดนี้ค่อนข้างกว้าง และมักจะออกแบบมาเพื่อให้ได้ข้อมูลในขณะที่ท่านใช้เวลากับกิจกรรมทางวิชาชีพที่มีส่วนในการยกระดับการเรียนรู้และชีวิตของนักเรียนและครู 

วิกฤตการณ์ (C)
กิจกรรมที่ต้องลงมือทำทันที ปัญหาที่อาจเกิดขึ้นภายในโรงเรียน เช่น ความขัดแย้งระหว่างบุคคล หรือการตัดสินใจในภาวะวิกฤต

กิจวัตร (R)
กิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับการจัดการงานปกติในแต่ละวัน เช่น การติดต่อสื่อสาร การโทรศัพท์ และการกำกับดูแลงานที่กำลังดำเนินอยู่

งานส่วนตัว (I)
กิจกรรมใด ๆ ที่เป็นเรื่องส่วนตัว ไม่ว่าจะเป็นโทรศัพท์จากที่บ้านหรือการพักดื่มกาแฟ

เมื่อได้วิเคราะห์แล้ว ท่านต้องจัดลำดับความสำคัญให้กับสิ่งที่ท่านทำ อีกทั้งยังต้องระบุและเล่นงานกิจกรรมหรือการกระทำที่ทำให้ท่านเสียเวลาอันมีค่าไป หากท่านใช้สมุดจดบันทึก แบบที่อยู่ใน Microsoft Outlook ท่านอาจใช้มันช่วยวิเคราะห์เวลาของท่านโดยการจัดเป็นหมวดหมู่ตามที่ต้องการ

เมื่อท่านได้วางแผนการใช้เวลาแล้ว ให้พิจารณาการกระทำของท่านตามหมวดหมู่ดังต่อไปนี้

• การควบคุมได้ / การริเริ่ม
• ความสำคัญ
• ความเร่งด่วน
• การมอบหมายให้ผู้อื่นทำแทน

การควบคุม / การริเริ่ม
ถามตัวท่านเองว่า มีกี่กิจกรรมที่ท่านสามารถควบคุมได้ มีกิจกรรมไหนบ้างที่ถือเป็นส่วนหนึ่งของงานและต้องทำให้เสร็จ หากท่านใช้เวลามากเกินไปกับกิจกรรมที่ไม่เกี่ยวข้องกับงานของท่านโดยตรง หรือใช้เวลาไปกับกิจกรรมที่ผู้อื่นสามารถทำได้ ท่านอาจกำลังเสียเวลาเปล่า มีกิจกรรมกี่กิจกรรมที่ท่านริเริ่มด้วยตัวของท่านเอง มีกิจกรรมกี่กิจกรรมที่ริเริ่มโดยคนอื่น ใช้ภาพด้านล่างเพื่อช่วยกำหนดการควบคุมและการริเริ่ม จงให้คะแนนกับการควบคุมและการริเริ่มของตัวท่านเอง (0-6)

ความสำคัญ
ท่านยังสามารถให้คะแนนกับความสำคัญของกิจกรรม ว่าเป็นกิจกรรมที่ ‘สำคัญมาก’ หรือ ‘ไม่สำคัญ’ ความสำคัญหมายถึง ผลที่เกิดขึ้นจากการตัดสินใจหรือกิจกรรม หากท่านใช้เวลากับกิจกรรมที่ไม่มีความสำคัญต่อเป้าหมายและความรับผิดชอบหลักของท่าน ท่านอาจกำลังเสียเวลาเปล่า กฎของพาเรโต (Pareto’s Law) หรือกฎ 80/20 ถือว่ามีเพียงร้อยละ 20 ของเวลาของผู้บริหารเท่านั้นที่จะสร้างผลลัพธ์ ในขณะที่อีกร้อยละ 80 ของเวลามักถูกนำไปใช้กับ ‘สิ่งเล็กน้อย’ อันไร้โครงสร้าง ความสำคัญของกิจกรรมคือ ความเกี่ยวข้องกับเป้าหมายการงาน อาชีพ หรือเป้าหมายส่วนตัว งานที่มีความสำคัญมาก ๆ ท่านควรได้รับความสนใจอย่างเร่งด่วนและตั้งอกตั้งใจ

ความเร่งด่วน
พิจารณาว่ามีความเร่งด่วนในการลงมือทำหรือไม่ ท่านจำเป็นจะต้องลงมือทำตอนนี้เลยหรือไม่ ความเร่งด่วนหมายถึง ความกดดันด้านเวลาในการทำงานให้เสร็จ หากรอลงมือในโอกาสหน้าจะได้ผลลัพธ์ที่ดีขึ้นหรือไม่ การแยกแยะระหว่างงานที่เร่งด่วนกับงานที่สำคัญเป็นสิ่งสำคัญ งานที่เร่งด่วนมักจะไม่สำคัญ แต่มีแนวโน้มที่จะผลักดันงานที่สำคัญจริง ๆ ออกไปจากจุดสนใจของท่าน นอกจากจะมีงานที่ด่วนจี๋หรืองาน ‘วิกฤต’ ที่จำเป็นจะได้รับความสนใจทันที ท่านไม่ควรใช้เวลากับงานเหล่านั้นมากเกินไป เนื่องจากว่าอาจเกิดอันตรายจากการที่งานสำคัญจะถูกผลักออกไป งานที่สำคัญคืองานที่เชื่อมโยงกับผลลัพธ์ของท่านโดยตรง งานที่เร่งด่วนคือการที่มักถูกริเริ่มโดยผู้อื่น ดังนั้นท่านควรพยายามควบคุมระยะเวลาที่ท่านใช้กับงานประเภทนี้ นอกจากนั้น ท่านต้องพิจารณาลำดับงานที่ควรทำ หรือ จัดลำดับความสำคัญ ด้วย โดยต้องนำความเร่งด่วนและความสำคัญของงานมาพิจารณาประกอบ วิธีหนึ่งในการพิจารณาอยู่ในภาพด้านล่าง

• ถ้างานมีความสำคัญและความเร่งด่วนมาก ท่านต้องทำให้เสร็จในทันที งานชิ้นนี้ไม่สามารถปล่อยทิ้งไว้ได้และสอดคล้องกับความเชื่อของท่านว่างานนี้มีความสำคัญ
• ถ้างานมีความสำคัญมาก แต่ไม่เร่งด่วน ท่านยังมีเวลาในการทำงานชิ้นนั้น ท่านสามารถมอบหมายงานในส่วนต่าง ๆ เพื่อริเริ่มกระบวนการทำงานได้ ระวังอย่าเลื่อนงานเหล่านี้ออกไปนานจนเกินไป พึงตระหนักว่างานเหล่านี้มีความสำคัญต่อการบรรลุเป้าหมายโดยรวมของท่าน
• ถ้างานมีความเร่งด่วนมาก แต่ไม่สำคัญ ท่านมีแนวทางในการจัดการได้สองวิธี วิธีแรกคือการจัดการทันที แต่อย่าใช้เวลากับมันมากเกินไป จงทำให้เสร็จอย่างรวดเร็ว อีกวิธีคือการมอบหมายงานให้ผู้อื่น
• ถ้างานไม่สำคัญหรือไม่ได้เร่งด่วน โปรดถามตัวท่านเองว่ายังควรทำงานดังกล่าวอยู่อีกหรือไม่ งานเหล่านี้ควรถูกเก็บไว้ ละเว้น หรือมอบหมายให้แก่ผู้อื่น

ขั้นตอนต่อไปในการจัดการเวลาของท่านคือการโจมตีสิ่งที่มาเบียดเบียนเวลาของท่าน ในที่นี้เราจะเรียกมันว่า ผู้ขโมยเวลา โดยจะมีผู้ขโมยเวลาอยู่สองประเภทที่ต้องโจมตี ผู้ขโมยเวลาประเภทแรกคือผู้ขโมยเวลาภายนอก ไม่ว่าจะเป็นการรับแขกที่ไม่ได้นัดไว้หรือการสนทนาทางโทรศัพท์เป็นเวลานาน การประชุมที่ไม่ได้กำหนดวาระ ความขัดแย้งระหว่างบุคคล และการพูดคุยสัพเพเหระ ผู้ขโมยเวลาประเภทที่สองมาจากภายใน ซึ่งอาจประกอบด้วย การไม่สามารถปฏิเสธได้ การไม่ตัดสินใจ การผลัดวันประกันพรุ่ง การรู้สึกผิด การไม่สามารถจัดลำดับความสำคัญหรือวางแผนได้ และทักษะการมอบหมายงานที่ไม่ดี ท่านอาจเคยเจอผู้ขโมยเวลาทั้งสองแบบ เราขอเสนอ 'คำแนะนำ' พื้นฐานเพื่อโจมตีผู้ขโมยเวลาไว้ ดังนี้

ผู้ขโมยเวลาที่ 1: การขาดความสามารถที่จะบอกว่า ‘ไม่’

• จัดลำดับความสำคัญของการกระทำ
• พูดว่า ‘ไม่’ หากสิ่งนั้นไม่สำคัญ 
• พูดว่า ‘ไม่’ หากสิ่งนั้นไม่ใช่งานของท่าน
• เริ่มต้นด้วยการพูดว่า ‘ไม่’ กับคำขอเล็ก ๆ น้อย ๆ
• ให้ถามว่า ‘ให้คนอื่นทำได้ไหม’

ผู้ขโมยเวลาที่ 2: ใช้เวลากับโทรศัพท์มากเกินไป
ท่านใช้เวลาคุยโทรศัพท์นานเพียงใด ท่านจำเป็นต้องใช้เวลาเท่าไหร่ในการสนทนา พวกเราส่วนใหญ่มักใช้เวลามากกว่าที่ควร ซึ่งอาจมาจากสาเหตุดังต่อไปนี้

• การสนทนานานเกินไป
• การมีส่วนร่วมในบทสนทนาที่ไม่ได้กำหนดหัวข้อไว้
• การไม่สามารถที่จะยุติบทสนทนาได้
• การรับโทรศัพท์ทุกสายที่เข้ามา

หากท่านใช้เวลากับโทรศัพท์มากเกินไป

• แยกการพูดคุยสัพเพเหระออกจากบทสนทนาที่สำคัญ
• เมื่อต้องหยิบหูโทรศัพท์ ให้วางแผนในสิ่งที่จะพูด
• เรียนรู้ที่จะยุติบทสนทนา
• คัดกรองการโทรศัพท์ของท่าน
• ปิดโทรศัพท์มือถือ

ผู้ขโมยเวลาที่3: การมีแขกมาขัดจังหวะมากเกินไป

• จำกัดช่วงเวลาที่เปิดให้คนเข้ามาพบ
• แจ้งเวลาที่ว่างให้ผู้อื่นทราบ
• จัดให้มีกระบวนการคัดกรองก่อนเข้าพบ
• หลีกเลี่ยงที่จะทำให้แขกที่ไม่ต้องการรู้สึกเป็นที่ต้อนรับ
• ควบคุมการขัดจังหวะ แต่ทำอยู่บนพื้นฐานของความสุภาพ

ผู้ขโมยเวลาที่ 4: การผลัดวันประกันพรุ่ง
การผัดวันประกันพรุ่งคือแนวโน้มที่จะเลื่อนสิ่งต่าง ๆ ออกไป หากท่านทำบ่อยเกินไป ในเวลาไม่นานท่านจะเผชิญกับสิ่งที่ต้องทำที่ยุ่งเหยิงเกินที่จะจัดการได้

• ทำงานทีละเล็กน้อย
• ทำภารกิจที่สำคัญก่อน
• ลงมือทำทันที
• เตือนตนเองถึงเป้าหมายอยู่เสมอ
• กำหนดเส้นตายของแต่ละงานและยึดติดกับมัน

ผู้ขโมยเวลา

• การขาดความสามารถที่จะบอกว่า ‘ไม่’
• ใช้เวลากับโทรศัพท์มากเกินไป
• การมีแขกมาขัดจังหวะ
• การผลัดวันประกันพรุ่ง
• การมีห้องทำงานที่ไร้ระเบียบ
• การมีงานเอกสารมากเกินไป
• การมีอีเมล์มากเกินไป
• ความสมบูรณ์แบบ
• ทักษะการสื่อสารที่ไม่ดี
• ทักษะมอบหมายงานที่ไม่ดี
• ทักษะ ‘การประชุม’ ที่ไม่ดี

ผู้ขโมยเวลาที่ 5: ห้องทำงานที่ไร้ระเบียบ ลองใช้แบบสอบถามด้านล่างเพื่อประเมินว่าห้องทำงานของท่านมีระเบียบหรือไม่

• ท่านใช้เวลามากกว่าห้านาทีในการค้นหาสิ่งของบนโต๊ะทำงาน ใช่หรือไม่
• ท่านมีปัญหากับการค้นหาสิ่งของบนโต๊ะทำงาน ใช่หรือไม่
• ท่านมีเอกสารหลายกองวางอยู่บนโต๊ะทำงานเป็นเวลานาน ใช่หรือไม่
• ท่านมักจะอ่านและเก็บอีเมล์ขยะทั้งหมดที่ได้รับ ใช่หรือไม่
• ท่านเคยต้องค้นหาเอกสารบนโต๊ะท่านและพบกับสิ่งที่ท่านลืม ใช่หรือไม่
• ท่านพบว่ามันยากที่จะค้นหาเอกสารที่ต้องใช้จากตู้เก็บเอกสาร ใช่หรือไม่
• ท่านต้องลุกจากโต๊ะทำงานทุกครั้งที่ต้องการบางสิ่งสำหรับงาน ใช่หรือไม่
• ท่านมีเอกสารที่ค้างนานเกินหนึ่งสัปดาห์บนโต๊ะของท่าน ใช่หรือไม่
• ท่านรู้สึกว่าทุกอย่างจะดีขึ้น หากท่านมีโต๊ะหรือห้องทำงานที่ใหญ่ขึ้น ใช่หรือไม่
• ท่านเคยทิ้งเอกสารไว้บนโต๊ะโดยไม่ได้ระบุว่าจะต้องจัดการภายในวันไหน ใช่หรือไม่

หากท่านมีห้องทำงานที่มีระเบียบ ท่านจะ

• มีเพียงสิ่งที่ต้องใช้บนโต๊ะทำงานเท่านั้น
• มีของใช้จำเป็นอยู่ในเอื้อมมือ
• กำหนดตำแหน่งไว้สำหรับทุกสิ่ง
• มีระบบจัดเก็บเอกสารที่ใช้การได้
• ค้นหาสิ่งที่เหมาะกับตัวท่าน

ผู้ขโมยเวลาที่ 6: การมีงานเอกสารและอีเมล์มากเกินไป
หลายท่านใช้เวลาไปกับการทำงานเอกสารหรือการตอบอีเมล์มากเกินไป

• จัดสรรเวลาในแต่ละวันเพื่อจัดการกับจดหมาย
• จัดลำดับความสำคัญและหมวดหมู่ให้กับ ‘งานเอกสาร’
• ไม่ควรเขียนตอบกลับหากไม่มีความจำเป็น
• ใช้โทรศัพท์ทุกโอกาสที่ทำได้
• จัดการกับเอกสารหรืออีเมล์แต่ละฉบับเพียงครั้งเดียวเท่านั้น
• สื่อสารด้วยวาจา
• ในกรณีที่ท่านต้องเขียน จงเขียนด้วยความเรียบง่ายและตรงประเด็น

ผู้ขโมยเวลาที่ 7: ทักษะการสื่อสารที่ไม่ดี
ลองทบทวนวิธีการสื่อสารของท่าน

• เลือกว่าสื่อใดเหมาะสมที่สุด
• จับคู่ประเภทการสื่อสารกับความซับซ้อนของงาน
• อย่า  ‘สื่อสารเกินความจำเป็น’
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเปิดให้มีช่องทางการสื่อสาร
• ใช้ภาษาที่เข้าใจง่าย

ผู้ขโมยเวลาที่ 8: ความสมบูรณ์แบบ
ผู้ที่คลั่งความสมบูรณ์แบบคือผู้ที่ไม่เคยพอใจกับผลงานและความสำเร็จของตน ลองทำแบบประเมินด้านล่างเพื่อช่วยพิจารณาว่าท่านเป็นผู้ที่คลั่งความสมบูรณ์แบบหรือไม่ จงวงกลมตัวเลขที่อธิบายตัวท่านมากที่สุด (1: ฉันไม่ใช่คนแบบนี้; 2: ฉันเป็นคนแบบนี้ในบางครั้ง; 3: ฉันเป็นคนแบบนี้เลย):

ไม่ว่าจะมี 'เคล็ดลับ' ในการจัดการเวลามากเพียงใดก็ไร้ประโยชน์หากท่านไม่จัดการเวลาของท่าน นอกจากนี้ มีความเป็นไปได้สูงที่ท่านจะหวนกลับไปยังนิสัยเดิมของท่านอย่างรวดเร็ว ในจุดนี้ ท่านควรตระหนักว่าท่านกำลังจะไปไหน (มีเป้าหมาย) วิเคราะห์ว่าปัจจุบันใช้เวลาไปกับอะไร จัดลำดับความสำคัญให้กับการกระทำ และเริ่มวางแผนเพื่อกำจัดสิ่งที่รบกวนต่อเวลา ดังนั้นตอนนี้ท่านต้องมั่นใจว่าจะมีแผน การวางแผนเป็นเรื่องส่วนตัวมาก ๆ โดยวิธีบางอย่างใช้ได้สำหรับบางคนเท่านั้น แต่อย่างน้อยท่านควรมีการวางแผนโดยใช้แพลนเนอร์รายปี และแพลนเนอร์รายสัปดาห์/รายวัน บางท่านอาจชอบใช้แพลนเนอร์ดิจิทัลในคอมพิวเตอร์ หรือแพลนเนอร์ที่มากับ Microsoft Outlook แต่บางท่านยังนิยมสมุดบันทึกที่เป็นกระดาษเช่นเดิม

สมุดแพลนเนอร์รายปี
หาท่านใช้แพลนเนอร์รายปีในรูปแบบของกระดาษ ให้พิจารณาบันทึกรายละเอียดดังต่อไปนี้ และอาจเป็นการดีถ้าใช้ระบบรหัสสีควบคู่ไปด้วย ตัวอย่างเช่น ท่านอาจใช้จุดสีเขียวเพื่อระบุวันหยุดของท่าน หรือเป้าหมายที่ท่านตั้งตารอ หรือใช้ 'จุดเตือน' สีแดงเพื่อส่งสัญญาณเมื่อใกล้กำหนดส่งรายงานหรือการนำเสนอ ไม่ว่าจะเป็นรายงานประจำปี หรือรายงานครึ่งปี หรือแม้กระทั่งแบบทดสอบเพื่อเลื่อนตำแหน่ง ท่านสามารถลงวันประชุมที่จัดเป็นประจำ หรือแม้กระทั่งการประชุมที่วางไว้ล่วงหน้าแล้ว การบันทึกวัน (และเวลา) ดังกล่าวจะช่วยให้ท่านประเมินได้ว่าท่านมีเวลาว่างมากน้อยเพียงใด ท่านอาจแปลกใจว่าเหลือเวลาน้อยเพียงใด แน่นอนว่าท่านจำเป็นต้องอัปเดตแพลนเนอร์เป็นประจำ และมีโปรแกรมคอมพิวเตอร์จำนวนมากที่อนุญาตให้ท่านใช้ระบบรหัสสีได้

สมุดแพลนเนอร์รายสัปดาห์/รายวัน
แพลนเนอร์รายสัปดาห์หรือรายวันจะช่วยให้ท่านมีระบบวางแผนงานที่ละเอียดมากขึ้น ท่านควรตัดสินใจว่าต้องทำอะไรในระหว่างสัปดาห์ และจัดลำดับความสำคัญของการกระทำของท่าน ก่อนที่ท่านจะดำเนินการเช่นนี้ ท่านควรถ่ายโอนข้อมูลที่เกี่ยวข้องมาจากแพลนเนอร์รายปีก่อน ฉะนั้น เป็นไปได้ว่าตารางท่านอาจดูเต็มก่อนที่ท่านจะกำหนดกิจกรรมรายสัปดาห์ด้วยซ้ำ